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業務効率化への一歩を踏み出すアイデア「5S」を解説

入門
2019-11-05
業務効率化アイデア画像

生産年齢人口の減少や長時間労働の社会問題化を背景に、多くの企業が業務効率化を急いでいます。

一方で、業務効率化が念頭にあるものの「なかなか具体的な取り組みをスタートできない…」とお悩みの方も多いのではないでしょうか?

そこで、本コラムでは業務効率化に向けた一歩を踏み出すためのアイデアとして「5S」を紹介します。

職場環境の美化を目的とした行動指針「5S」

「5S」は、主に製造業・サービス業における職場環境の美化を目的とした行動指針です。具体的には、Sを頭文字とした5つの項目で構成されています。

整理(Seiri)

職場内に存在するすべての物品をリストアップし、使用頻度や必要性を踏まえて「必要品」「不急品」「不用品」に分類します。そのうえで、「必要品」については最低限必要な数量を決定します。一方で、「不急品」と「不用品」は社内で一定期間展示したうえで、個人や部門からの引き取り要請がなかったものは処分します。

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整頓(Seiton)

整理の結果「必要品」に分類された物品は、使用頻度の高いものは取り出しやすい場所に配置する、重いものは移動しやすい形で配置するといったように、安全性や作業性を考慮して置き場を決めていきます。また、どこに何が配置されているのか一目でわかるように、物品を保管するキャビネットには物品名を記載したラベルを貼るといった工夫も必要です。

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清掃(Seisou)

整理・整頓の完了後は、その状態を維持する必要があります。具体的には、物品の正しい保管方法・場所などをまとめたマニュアルを作成して各人が正しく物品を使用・返却できるようにする、当番制で清掃を行うといった取り組みが求められます。

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清潔(Seiketsu)

整理・整頓・清掃を徹底することで、清潔な職場環境を維持します。そのためには、清掃の具体的内容を記載した点検表を作成する、担当部門の管理者による定期的な点検を実施する、といった方法が考えられます。

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しつけ(Shitsuke)

各人が整理・整頓・清掃・清潔を常に意識し、主体的に取り組むための仕組みが必要になります。たとえば、部門ごとに5Sに則った活動を報告する、顕著な成果を挙げた部門・個人を表彰するといった試みが考えられます。

このように5Sは、一般的には職場環境の美化を目的とした行動指針ですが、実は業務効率化に向けた一歩を踏み出すためのアイデアとしても活用できます。

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※1:本項目は経済産業省が公開している「改善マニュアルNo.1 5Sによる作業のムダ・ミスの削減」を参考に作成

「5S」に則った業務効率化に向けた取り組み

5Sに則って次のように業務内容を見直すことで、業務効率化を図っていくことができます。

整理(Seiri)~不要なタスクの排除~

業務効率化に向けて、まずは業務に含まれている無駄を発見しましょう。

効率化を目指す業務をタスク単位に細分化し、それぞれを「必要なタスク」と「不必要なタスク」に分類します。この時、そのタスクがなければ業務が成立しないというもののみ、「必要なタスク」に分類しましょう。そして、「不必要なタスク」は業務フローから排除します。

整頓(Seiton)~業務フローの再構築~

整理を踏まえて、「必要なタスク」のみで新たな業務フローを構築しましょう。その際、新たな業務フローで最も効率的に業務を遂行できるように担当者の変更やフローの入れ替えなども検討する必要があります。

また、「必要なタスク」についても現状維持を前提とすることなく、さらなる効率化を模索することが重要です。ITシステムの活用やアウトソーシングといった手段で効率化できる余地がないかを考えましょう。

清掃(Seisou)~業務フローの習熟~

新たな業務フローを決定したら、実際に運用を開始します。とはいえ、すぐに運用を開始できるわけではありません。まずは、該当業務の担当者が新たな業務フローに習熟する必要があります。そのため、運用開始にあたっては次のような取り組みが必要になります。

  • 新たな業務フローとその効果の説明を目的とした社内セミナー
  • 新たな業務フローに則って各タスクの内容をまとめたマニュアルの配布
  • 新たに導入したITシステムの操作習熟を目的としたハンズオン

清潔(Seiketsu)~業務フローの定着~

新たな業務フローの運用開始後には、その定着を目指した取り組みが必要になります。

該当業務の担当者のなかには、慣れ親しんだ旧来の業務フローに則って業務を遂行しようとする人が出てくる可能性もあります。当然、そのような人が存在する状況では業務効率化を徹底することが難しくなってしまいます。

そのため、決められた業務フローに則って業務が行われているかどうかをチェックする必要があります。具体策としては、ワークフローシステムを導入して業務フローから外れたやり取りを排除するといった方法が考えられます。

しつけ(Shitsuke)~インセンティブ・仕組み~

さらなる業務効率化を実現するには、職場環境の美化と同様に、各人の主体的な取り組みが欠かせません。そのため、業務効率化につながるアイデアを創出した従業員や残業時間削減を実現した部門を表彰するといった制度を設けると良いでしょう。

ITシステムを活用した業務効率化を目指す方は

今回ご紹介したように、5Sは職場環境の美化のみならず、業務効率化に向けた一歩を踏み出すためのアイデアとしても活用できます。

「なかなか具体的な取り組みをスタートできない…」とお悩みの方は、ぜひ5Sに則って業務の見直しに取り組んでみてはいかがでしょうか?

また、こちらのコラムで詳述しているように今日では多くの企業がITシステムを活用して業務効率化を目指しています。

コアコンセプト・テクノロジーでは、これまでITシステム開発や独自プロダクトの提供を通じて様々なお客様の業務効率化を実現してきました。一般的なITシステム開発やプロダクト提供ではなく、お客様の課題の明確化や要件の整理といった最上流から、お客様の業務効率化を伴走支援することができます。

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