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業務効率化に貢献する代表的なITシステムとは?

入門
2019-11-05
業務効率化に貢献する代表的なITシステム

今日、業務効率化は多くの企業にとって喫緊の課題となっています。

そして、業務効率化の手段として真っ先に「ITシステムの活用」を思い浮かべるという方も少なくないのではないでしょうか?また、すでに日々様々なITシステムを活用して業務を遂行しているという方がほとんどだと思います。

そこで、本コラムでは業務効率化に貢献する代表的なITシステムを紹介します。また、業務効率化に向けてそれらのITシステムを活用することで期待できる副次的な効果について解説します。

半世紀以上にわたるITシステムを活用した業務効率化の取り組み

企業は、すでに半世紀以上にわたってITシステムを活用した業務効率化を模索してきました。その端緒と言えるのは、1960年代におけるメインフレームの登場ではないでしょうか?

メインフレームとは、主に基幹業務で利用される大型コンピュータです。汎用コンピュータやオフィスコンピュータと呼ばれることもあり、1960年代に欧米の大企業を中心に導入されるようになりました。このメインフレームの登場によって、実際に製造・物流・販売・調達・人事・財務会計といった基幹業務をITシステム化=効率化できるようになりました。

その後、コンピュータの小型化やネットワーク環境の整備、スマートフォンの登場といった様々な変化を経て、約半世紀が経過した今日では、パソコンとスマートフォンを手に様々なITシステムを駆使して業務を遂行することが当たり前の時代になりました。本コラムをお読みの皆さんのなかにも、日々の業務においてたとえば次のようなITシステムを利用しているという方がいらっしゃるでしょう。

業務効率化に貢献する代表的なITシステム

SFA(Sales Force Automation/営業支援)システム

SFA(Sales Force Automation/営業支援)システムは、営業活動の記録、案件進捗状況の共有、顧客情報の管理といった営業活動全般を支援することを目的としたITシステムです。

たとえば、マルチデバイス対応のSFAシステムであれば、各担当者は隙間時間を使ってスマートフォンから営業活動を記録したり商談情報を登録したりすることが可能です。また、営業マネージャーは各営業担当者からのレポートや日報の提出を待つことなく、SFAシステム上で各商談の進捗状況や各営業担当/営業部全体の売上予測をリアルタイムに確認できます。そのため、営業担当者は商談、営業マネージャーは戦略策定といったそれぞれのコア業務に専念できるようになるでしょう。

勤怠管理システム

勤怠管理システムは、従業員の出退勤や稼働日数、残業時間といった勤怠情報を一元管理できるITシステムです。

最近では、働き方の多様化に伴ってテレワークを認める企業が増えつつあります。それに伴って、自宅や外出先にいる場合でもスマートフォン上から出勤/退勤を打刻できる勤怠管理システムも登場しています。また、給与システムと連携することで勤務時間に応じた給与計算を自動化できる場合もあります。

タレントマネジメントシステム

タレントマネジメントシステムは、従業員の氏名・年齢・勤続年数・所属部門・評価・賞罰・過去に参画したプロジェクトといった人材情報を一元管理できるITシステムです。

そして、最近では単なる人材情報の一元管理だけではなく、人材情報や勤怠情報を分析することでポジションごとの適正や離職可能性などを算出することができるタレントマネジメントシステムも登場しています。このようなタレントマネジメントシステムを活用すれば、人事情報の管理だけではなく採用や異動といったより幅広い人事業務を効率化することができるでしょう。

テレビ会議/ウェブ会議システム

テレビ会議/ウェブ会議システムは、インターネット回線や電話回線を通じて遠隔地の拠点と音声通話/ビデオ通話を行うことができるITシステムです。

当初は高価な専用機の導入が必要でしたが、今日ではPCやスマートフォンにアプリをインストールするだけで利用できるクラウド型のテレビ会議/ウェブ会議システムも多くなりました。そのため、中堅・中小企業の間でも導入の輪が広がっています。テレビ会議/ウェブ会議システムを導入すれば、社内会議や商談をリモートで実施できるようになるので、会議や商談に要する移動時間を短縮することができます。

このほかにも、すでに私たちの身の回りには業務効率化につながる非常に多くのITシステムが存在しています。そして、業務効率化を目的としたITシステム活用には次項に挙げたような副次的な効果も期待できます。

業務効率化に向けたITシステム活用の副次的な効果

属人化からの脱却

ITシステムの活用は、様々な業務において発生する属人化した状況からの脱却にもつながります。

たとえば、前述したSFAシステムを活用すれば、優秀な営業担当者の営業プロセスを精緻に分析することが可能になります。そのうえで、分析結果から勝ちパターンを導き出して営業部全体で共有すれば部門全体の営業力を底上げできるでしょう。その結果、特定の優秀な営業担当者に頼った属人的な営業活動から脱却することが可能になります。

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ヒューマンエラーの防止

決められたプログラムにしたがって処理を実行してくれるITシステムは人間のようにミスをすることはありません。つまり、ITシステムの活用はヒューマンエラーの防止にもつながるということです。特に、定型業務はITシステムを活用することで業務効率化とヒューマンエラー防止を両立できる可能性が大きいです。

帳票作成業務はその典型例と言えるでしょう。日常業務において、見積書や発注書、注文書、出荷伝票、納品書といった様々な帳票を作成するシーンがあります。そして、このような帳票は決められた書式に沿って作成するため定型業務と言えます。一方で、取引先企業名や住所、品目、数量、金額など複数の項目を記載しなければなりませんので、ヒューマンエラーが発生しやすい業務とも言えます。そんな帳票業務も、たとえば電子帳票システムを活用することで業務効率化とヒューマンエラー防止を両立できます。一般に電子帳票システムには、データベース上に存在する過去の帳票データを参照したうえで選択肢の表示や予測変換などを行う機能があります。そのため、紙帳票やExcelを用いている場合よりも手書きあるいは手入力しなければならない項目数を減らすことができるからです。
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社内に点在している情報の統合

たとえばSFAシステムの導入後には、各営業担当者が保持している顧客情報がITシステム上に統合されます。同様に、タレントマネジメントシステムの導入後には人材情報が部門を超えてITシステム上に統合されます。より幅広いところでは、ERP(Enterprise Resources Planning/企業資源計画)システムを導入した場合には、製造・物流・販売・調達・人事・財務会計といった基幹業務に関わるあらゆる情報がITシステム上に統合されることになります。

このように、ITシステムの活用は情報を統合するきっかけになります。その結果、たとえばマネジメント層はこれまでよりも多くの情報を速やかに入手して現状を分析できるようになり、スピード感のある意思決定が可能になるでしょう。
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新たなITシステムを開発して業務効率化を目指すという選択肢も

今回は、業務効率化に貢献する代表的なITシステムとしていくつかの汎用パッケージシステムを紹介してきました。一方で、自社用に新たなITシステムを開発するという選択肢も一考の価値があります。特に、大幅な業務効率化を目指す場合には、自社の業務に最適化したITシステムを開発する方が効果的です。また、まだ既存のITシステムが存在していない特殊な業務についても、新たにITシステムを開発することで業務効率化を実現できるかもしれません。

コアコンセプト・テクノロジーでは、これまで、ITシステムの開発や独自プロダクトの提供を通じて、様々なお客様の業務効率化を実現してきました。

一般的なITシステム開発やプロダクト提供ではなく、お客様課題の明確化や要件の整理といった最上流から、お客様とともに業務効率化を実現していきます。

ITシステム活用による業務効率化を目指している方は、ぜひお問い合わせください。

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