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ITシステム活用による業務効率化〜その実態と実践にあたって押さえるべき注意点〜

入門
2019-11-18
ITシステム活用による業務効率化

日本の生産年齢人口は、2015年時点の7,592万人から、2060年には4,418万人まで減少すると予測されています(※1)。そのため、国内企業が中長期的な成長を実現するには、業務効率化によって一人ひとりの生産性を高めたうえで限られた人的リソースで業績を維持あるいは向上していく必要があります。

一方で、日本は諸外国と比較した場合の労働生産性の低さが度々指摘されています。実際、OECD加盟36カ国のうち、2017年時点で日本の労働生産性は20位という調査結果が示されています(※2)。これは、国内企業にはそれだけ業務効率化による生産性向上の余地があると見ることもできるのではないでしょうか?

本コラムでは、国内における業務効率化を目的としたITシステム活用の実態を紹介します。そのうえで、実際にITシステム活用による業務効率化を実践するにあたって押さえるべき注意点を解説します。

※1:総務省「平成28年版 情報通信白書」
※2:日本生産性本部「労働生産性の国際比較 2018」

ITシステム活用による業務効率化の実態

今日、多くの国内企業が業務効率化を目的に様々なITシステムを活用しています。そして、このところ業務効率化という観点から特に注目を集めているのがIoTやAIといった先端技術を用いたITシステムです。

2018年に財務省が公表した調査(※3)を見ると、IoTやAIといった先端技術を活用している企業のうち、大企業の60.8%、中堅・中小企業の71.5%が「業務効率の向上(従業員の負担軽減)」を目的としていることがわかります。大企業と中堅・中小企業のいずれについても、「コスト(人件費、保守費用等)の削減」(大企業:37.6%、中堅・中小企業:37.2%)や「既存製(商)品・サービスへの付加価値の付与(品質・ブランドの向上)」(大企業:25.3%、中堅・中小企業:12.8%)といったほかの目的よりも著しく高い割合です。

※3:財務省「財務局調査による『先端技術(IoT、AI等)の活用状況』について」
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ITシステム活用による業務効率化を実践するにあたって押さえるべき3つの注意点

このように、多くの国内企業が業務効率化を目的にITシステムを活用しています。

一方で、ITシステムを活用すれば必ず業務効率化を実現できるというわけではありません。場合によっては、かえって業務効率が低下してしまうおそれもあります。特に次の3点は、業務効率の大幅な低下につながるおそれがあるので注意しましょう。

注意点1:新たな業務の発生

ITシステムを導入した場合、一般的には新たに次のような業務が発生します。

●導入

  • 利用端末へのインストール
  • サーバーの設定(情報システム担当者)
  • 外部システムとの連携(情報システム担当者)
  • 各ユーザーへの教育(情報システム担当者)

など

●運用

  • アカウントの管理(情報システム担当者/部門管理者)
  • サーバーの管理(情報システム担当者)
  • 定期的なアップデート(情報システム担当者/各ユーザー)
  • セキュリティ対策の実施(情報システム担当者/各ユーザー)

など

その結果、本来効率化するはずだった業務の効率がかえって低下してしまう可能性があります。そのため、ITシステムを導入することによるメリット・デメリット、トータルでの業務量や業務効率を比較衡量したうえで、ITシステムを導入すべきか否かを検討しましょう。
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注意点2:業務フローの変更

ITシステムを導入することで、既存の業務フローが変わります。大幅な業務フロー変更が伴う場合、該当業務の担当者は新たな業務フローへの習熟にかなりの時間を要します。そのため、最終的には業務効率化に結びつく場合でも一時的に業務効率が低下してしまう可能性があります。

このため、ITシステム導入の最初の段階ではできるだけ既存の業務フローに合わせるような形でITシステムを導入した方が業務効率化の効果を得やすいと言えます。また、担当者が短期間で新たな業務フローに習熟できるように事前の準備を徹底しましょう。具体的には、変更後の業務フローをマニュアル化したり、導入するITシステムを用いたハンズオンを行ったりといった準備が考えられます。
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注意点3:該当業務を担う従業員のITリテラシー

ITシステム活用によって業務効率化を実現するには、該当業務を担う従業員が導入したITシステムを十分に使いこなせる必要があります。

とはいえ、実際にはITリテラシーが不足しており、せっかく導入したITシステムを十分に使いこなせないという話もよく聞くところです。そして、そのような状況において無理にITシステムを活用することでかえって業務効率が低下してしまっては本末転倒です。

このような状況に陥らないようにするためには、該当業務を担う従業員のITリテラシーに合ったITシステムを導入することが重要です。そのためには、選定段階から該当業務を担う従業員に関わってもらい、候補となっているITシステムをトライアルしてもらったり、要件定義の段階で要件の洗い出しに協力してもらったりする必要があるでしょう。

一方で、今後はITシステムの利用シーンがさらに多くなっていくことが予想されます。そのため、中長期的に考えると従業員のITリテラシーの底上げを目的とした社内教育の実施を検討する余地もあるでしょう。
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ITシステム活用による業務効率化を目指している方へ

今回ご紹介したように、ITシステム活用による業務効率化は今日の企業にとっての喫緊の課題となっています。一方で、ITシステムを導入すれば必ず業務効率化を実現できるというわけではありません。新たに発生する業務や業務フローの変更、ITリテラシーといった要素も考慮したうえでITシステムを活用していくことが、業務効率化を実現するうえでは重要になります。

そして、コアコンセプト・テクノロジーでは、これまでITシステム開発や独自プロダクトの提供を通じて様々なお客様の業務効率化を実現してきました。

一般的なITシステム開発やプロダクト提供ではなく、お客様課題の明確化や要件の整理といった最上流からお客様とともに業務効率化を実現していきます。

ITシステム活用による業務効率化を目指している方は、ぜひお問い合わせください。

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